#Efektywne prowadzenie spotkań-punkty 1-3
Drogi #CEO
Czy prowadzisz Efektywne spotkania produkcyjne? Wyjaśniamy punkty od 1 do 3 nawiązując do poprzedniego postu o 16 Skutecznych kluczowych punktach prowadzenia spotkania produkcyjnego.
- Obecność: Dyrektor Zakładu, Produkcja, Inżynierzy, Technolodzy, Narzędziowcy, Planowanie, Konserwacja, Zakupy, BHP, Magazyn, Jakość, Koordynator Lean.
Jeśli kierownik wydziału lub zespołu nie może przybyć na spotkanie, ważne jest, aby ktoś został oddelegowany przez kierownika wydziału do udziału w spotkaniu. Nie wystarczy, że ktoś taki po prostu się pojawi. Musi być obecny i poinformowany.
Nie ma nic gorszego niż usłyszenie na spotkaniu, że nie wiedzą, ale sprawdzą lub zgłoszą się do swojego szefa. Jako lider, zgodnie z obowiązkiem rozwijania ludzi, upewnij się, że masz dedykowaną grupę ze swojego zespołu, która jest gotowa, przygotowana i poinformowana przed wejściem na spotkanie.
Jeśli chcesz rozwijać ludzi musisz ich coachować w zajmowaniu miejsca przy stole lub w tym przypadku na spotkaniu stand-up.
- Tylko stand-up, maksymalny czas 25 minut jeśli codziennie, 40 minut jeśli co tydzień lub co dwa tygodnie.
Dlaczego nalegamy na spotkania typu stand-up w przeciwieństwie do spotkań typu sit down. Odpowiedź jest praktyczna. Nikt nie lubi być trzymany na stojąco przez powiedzmy więcej niż 25 do 30 minut.
Utrzymuj tempo spotkania i sprawiaj, że jest ono bardziej złożone.
To utrzymuje tempo spotkania i zmusza uczestników, aby nie tracić czasu na deliberowanie o opiniach i pogłoskach, musimy skupić się na faktach.
Przypomnij sobie, że każde takie spotkanie skupia się na faktach i jednym lub dwóch elementach cyklu PDCA – Plan, Do, Check.
- Odręcznie zapisane na białej tablicy przed spotkaniem. Ograniczenie slajdów prezentacji (Muda). Elektroniczne KPI przydatne, ale bezosobowe.
Dlaczego ludzie tacy jak ja nalegają, aby wszystko, co ważne, było zapisywane na tablicy jako punkt działania lub powiedzmy na dużym ekranie elektronicznym, z laptopa, najczęściej przy użyciu arkusza kalkulacyjnego Excel (data, sprawa-problem, punkt działania, kto jest przypisany i data zakończenia punktu działania, z kółkiem PDCA lub 1,2,3,4, aby reprezentować status trwającego punktu działania.
Oznacza to również, że mamy do czynienia z pełnym zarządzaniem wizualnym, każdy widzi co zostało uzgodnione, co musi się wydarzyć i jest to błyskawiczna notatka lub memo ze spotkania. Podczas kolejnego spotkania wystarczy odnieść się do punktów akcji z poprzedniego spotkania i zaktualizować je w razie potrzeby.
Nic ważnego nie zostaje pominięte. W następnym tygodniu nikt nie pamięta, co zostało uzgodnione ustnie lub zapisane przez osobę obok. Zasada kciuka: jeśli jest to ważne, to musi być zapisane w wizualizowanej tablicy punktów akcji.
Mam nadzieję, że to wyjaśnia bardziej szczegółowo racjonalność stojącą za tymi trzema punktami.
Jeśli przegapiłeś 16 kluczowych punktów do prowadzenia skutecznego (jakość) i wydajnego (czas cyklu) spotkania produkcyjnego, zobacz mój poprzedni blog z zeszłego tygodnia.
